Ciągłe telefony do urzędu,
czy sprawa jest już załatwiona są uciążliwe zarówno dla interesanta jak i
urzędnika. Opracowano aplikację "PismaWeb", która zmienia obecny stan rzeczy.
Aplikacja ta zapewnia korzystanie z centralnej bazy danych nie tylko przez sekretariaty
urzędu ale również przez interesantów poprzez internet.
Korzystanie petenta odbywa się w zakresie sprawdzania, czy sprawa złożona w
urzędzie została
już załatwiona oraz np. gdzie i o której godzinie należy się zgłosić po odbiór decyzji, lub też, czy jest odpowiedź na pismo
petenta.
Aplikacja "PismaWeb" przeznaczona jest do pracy na serwerze
internetowym i generuje strony internetowe w odpowiedzi na zapytanie
interesanta. W tej chwili dla testów pracuje w sieci Intranet.
Obecna aplikacja "PismaSQL", która jest już wykorzystywana w
urzędzie, została również dostosowana do internetowej obsługi
interesanta.
Z poziomu niej można włączać i wyłączać tą usługę, zapisywać
informacje ogólne dotyczące wszystkich petentów jak i jednego petenta, śledzić
przepływ sprawy w obrębie urzędu.
System internetowej obsługi interesanta nie wymaga większych zmian w
organizacji pracy sekretariatów wydziałów. System nie obciąża urzędnika,
gdyż udziela informacji w sposób automatyczny.
Po stronie interesanta, wyposażonego w połączenie z internetem
(komputer, telefon komórkowy) wystarczy, że wybierze na stronie
internetowej nazwę wydziału, poda nadany mu numer sprawy oraz rok. W
odpowiedzi otrzyma informację, czy sprawa została załatwiona lub nie oraz
uzyska kilka informacji dodatkowych nie mających znaczenia dla nie
zainteresowanego.
System obsługi petenta bardzo byłby pomocny między innymi dla
niektórych wydziałów, gdzie sekretarki są przeciążone sporą
ilością telefonów od interesantów w sprawie, czy ich sprawa jest już załatwiona.
