Do wersji 17.4 nagłówek karty rejestracji korespondencji wyglądał następująco:
Widniejący na pierwszym miejscu numer kancelaryjny "546" ma znaczenie tylko w wydziale, w którym pismo zostało zarejestrowane.
Od wersji 17.4 do nagłówka został dodany numer jednolity w celu oznaczania rejestracji korespondencji w całym Urzędzie (nie tylko w
danym wydziale).
Numer ten ma istotne znaczenie w realizacji obiegu rejestracji korespondencji między
wydziałami.
Realizację obiegu rejestracji korespondencji w programie PismaSQL przestawiono na poniższym
rysunku:
- (Stary sposób rejestracji) W schemacie tym trzy sekretariaty A,B,C
dokonywały w sposób niezależny rejestracji pisma przesłanego do
sekretariatu A przez interesanta Kowalskiego. Każdy z sekretariatów nadawał
swój własny numer kancelaryjny (546, 1245, 81). Numery mają znaczenie
tylko dla danego wydziału. Ciężko było sprawdzić, na jakim etapie jest
załatwiana sprawa związana z pismem.
- (Nowy sposób numeracji) W schemacie tym rejestracji dokonuje tylko
pierwszy sekretariat A, do którego zwrócił się interesant Kowalski.
Sekretariat ten następnie przesyła kopię rejestracji do kolejnego wydziału
B, itd. Kolejny wydział może w swoim rejestrze znaleźć rejestrację
przesłanego pisma na podstawie numeru jednolitego i ewentualnie dokonać
zapisów uzupełniających oraz przesłać kopię do sekretariatu C.
- (Śledzenie obiegu) Wykorzystując jednolitą numerację w każdej
chwili każdy z tych wydziałów może prześledzić, przez jakie wydziały
przeszedł dokument.
Rejestracja pisma
Po zarejestrowaniu pisma w
sekretariacie A numer jednolity zostaje nadany automatycznie przez system
(patrz 1). Kopię rejestracji tej karty można przesłać do sekretariatu B
poprzez kliknięcie przycisku "Wyślij kopię do komórki" (patrz 2).
Wydział B widzi w przeglądzie pism otrzymanych przesłane karty z innych wydziałów
zaznaczone innym kolorem. Karta, która nie została jeszcze odczytana jest
zaznaczona dodatkowo grubym drukiem (patrz 3). Aby znaleźć przesłaną kartę z innego wydziału należy
znać numer jednolity tej karty. Numer ten można odczytać w momencie fizycznego dostarczenia dokumentów
z wydziału A z zaznaczonym na dokumencie dwucyfrowym numerem kancelaryjnym ([numer jednolity]/ [numer
wydziałowy]). Wpisujemy numer jednolity w pole filtru (patrz 4) i klikamy "Szukaj" (patrz 5).
Śledzenie obiegu dokumentów
W okienku "Wybór danych" klikamy w pozycję „Śledzenie obiegu dokumentów i statystyki ilościowe (patrz 6).
W okienku "Wybór rodzaju korespondencji" wybieramy pozycję "Otrzymana" (patrz 7).
Pojawia się pusty przegląd. Wpisujemy do pola filtru numer jednolity (patrz 8) i wciskamy "Szukaj"
(patrz 9).Pojawia się okienko "Przeszukiwanie wydziałowych baz danych" i wciskamy "Start". System
przeszukuje bazę danych wydziałowych. Czekamy, aż pojawi się komunikat "koniec szukania" i wciskamy
"OK."
Aby sprawdzić, z jakiego wydziału pochodzi znaleziona karta, klikamy zakładkę "Wydział"
(patrz 10). Uwaga! Znalezione karty są niedostępne i przeglądamy ich
zawartość tylko poprzez kliknięcie odpowiedniej zakładki.
Uogólnienie numeru jednolitego w programie
"PismaSQL"
Kopie rejestracji pisma nie tylko mogą
być powiązane ze sobą numerem jednolitym, ale i innymi atrybutami, jak na
przykład nazwą "Nadawca". Informacja ta jest szczególnie ważna dla
starych rejestracji pism, gdzie nie było numeru jednolitego. Aby wykorzystać
taką możliwość w filtrze "Śledzenie obiegu dokumentów" uwzględniono
też wiele innych atrybutów innych niż numer jednolity.
Śledzenie spraw.
Oprócz śledzenia obiegu dokumentów związanych z przesyłaniem kopii rejestracji w programie
PismaSQL można śledzić obieg dokumentów związanych z jakąś sprawą,
nie tylko z rejestracją karty. Wystarczy, że znajdziemy jakiś klucz wiążący
dokumenty np.: nazwa ulicy w treści pisma. Wpisując w pole "Treść
pisma" nazwę ulicy i zawężając szukanie datą wpływu "Data wpływu"
oraz nazwą nadawca "Nadawca" znajdujemy dokumenty związane z tą sprawą.
