Komputerowy system rejestracji korespondencji dla urzędów, instytucji i przedsiębiorstw

OCRS 2 3 4 5 Przykład 7

Wprowadzenie

System OCRS to jeden z najlepszych wielostanowiskowych systemów rejestracji korespondencji dla systemu Windows z bazą danych na Linuxie lub Windowsie. Obecnie jest stosowany w urzędach we Wrocławiu. Zapewnia jednoczesną pracę wielu użytkowników korzystających z jednej bazy danych. System składa się z programu do obsługi stanowisk użytkowników o nazwie OCRS-SQL, serwera bazy danych SQL oraz usług towarzyszących, do których należą: wdrożenie systemu, rozwój w zależności od zgłaszanych potrzeb użytkownika, serwis, szkolenie i opieka programowa systemu. Przeznaczony jest do obsługi urzędów, instytucji i przedsiębiorstw różnej wielkości, od pojedynczych sekretariatów do kilkuset stanowisk dla dużych jednostek z rozbudowaną strukturą organizacyjną - działy, wydziały, biura, departamenty. Zachowuje dużą stabilność pracy i posiada małe wymagania sprzętowe. Umożliwia sortowanie i zaawansowane filtrowanie danych według różnych kryteriów, wydruki do Word, sporządzanie raportów, statystyk ilościowych korespondencji, śledzenie obiegu dokumentów, elektroniczne przechowywanie dokumentów, internetowe powiadamianie interesantów o załatwieniu sprawy, elektroniczną komunikację między użytkownikami, itd. Korzysta z centralnej bazy danych opartej na niezawodnym i szybkim serwerze mySQL pracującym pod systemem Linux lub Windows. Zoptymalizowany jest pod względem najmniejszego obciążenia sieci komputerowej. Do programu użytkownika wbudowany jest ponadto miernik wydajności połączenia z serwerem. System umożliwia obsługę bardzo dużych baz danych i posiada krótki czas dostępu oraz przetwarzania. Wydajność systemu określa się na około kilka tysięcy rejestracji dziennie przy kilkuset stanowiskach użytkownika. Zapewnia gromadzenie rejestracji korespondencji z wielu lat. Dla bardzo dużych jednostek o rozbudowanej strukturze i organizacji baza danych podzielona jest na segmenty. Każdy segment posiada możliwości niezależnego dostosowywania struktury bazy danych do szczególnych potrzeb danej komórki organizacyjnej jednostki, przy równoczesnym zachowaniu możliwości przetwarzania całości bazy dla sporządzania statystyk ilości korespondencji, realizacji obiegu dokumentów, śledzenia spraw, itd. Podział segmentowy zapewnia dużą szybkość działania w danych segmencie oraz doskonałą izolację przed ewentualnym wpływem awarii któregoś z segmentów na całość bazy danych. Podział segmentowy umożliwia również rozmieszczenie części bazy danych na oddzielnych napędach dyskowych lub serwerach. Współpraca programu z bazą danych odbywa się poprzez zapytania SQL. Zapewnia to profesjonalną obsługę bazy danych oraz znakomitą izolację zasobów bazy danych od wydarzeń awaryjnych na stanowiskach użytkowników (nagłe wyłączenie komputera użytkownika podczas pracy programu nie powoduje utraty wprowadzonych danych, z wyjątkiem ostatniego, nie zatwierdzonego zapisu karty rejestracji, i nie wpływa na pracę pozostałych użytkowników w tym systemie). Przetwarzanie zapytań do bazy danych odbywa się na serwerze, a nie na komputerze użytkownika, co zapewnia dużą szybkość działania programu nawet przy słabych parametrach tego komputera. System posiada zdalny serwis oprogramowania (wysyłanie uwag i zapytań użytkownika do centrum serwisowego wprost z programu) oraz mechanizm zdalnego ściągania najnowszych aktualizacji. Zakres serwisu i aktualizacji - obszar całej Polski. Cechuje się także najtańszym wdrożeniem i użytkowaniem (serwer bez licencyjny). Dla osiągnięcia dużej niezawodności systemu wykorzystano w nim najprostsze rozwiązania, realizujące wygodny i łatwy do nauczenia interfejs współpracy z użytkownikiem, przy jednoczesnym wykorzystaniu najnowocześniejszych i niezawodnych technik umożliwiających bezawaryjną, wieloletnią pracę systemu. Jest elastyczny i daje się łatwo modyfikować oraz można go wykorzystać do specyficznych zastosowań. Zyskał bardzo dobrą opinię użytkowników.
Podstawowe cechy programu:
-----------------------------------------------

Przy dostępie do danych program korzysta z serwera bazy danych SQL.

Technologia client-serwer.

Serwer bazy danych: MySQL.

Możliwość przeskalowania do DB2, Informix, InterBase, MS SQLServer, Oracle.

Przy korzystaniu z MySQL (licencja GNU) nie ma licencyjnych ograniczeń co do ilości przyłączonych do bazy użytkowników oraz każde przyłączenie oraz korzystanie z serwera jest bezpłatne.

Posiada łatwą instalację na komputerze użytkownika (zwykłe kopiowanie na koncie użytkownika).

Może pracować na każdym komputerze z systemem Windows podłączonym do sieci.

Po instalacji programu i podłączeniu do sieci jest już w stanie gotowości do pracy z serwerem bazy danych.

Serwer wymaga przygotowania do pracy z programem OCRS-SQL.

Program musi mieć wskazanie na komputer z serwerem bazy danych oraz segment komórki organizacyjnej.

O programie OCRS-SQL

Program OCRS-SQL to:

Rejestr korespondencji, grup korespondencji i spraw

Wyszukiwanie korespondencji

Raporty miesięczne, kwartalne, roczne i za wybrane okresy ilości korespondencji, terminowe

Śledzenie spraw

Jedna, centralna baza danych SQL

Minimalne koszty wdrożenia i eksploatacji (brak licencji na serwer i program OCRS-SQL)

Łatwa administracja bazą danych i oprogramowaniem

Idealny program dla urzędów, instytucji i przedsiębiorstw różnej wielkości.

OCRS-SQL to duże oszczędności

W całości napisany kod programu (możliwość dowolnego dostosowywania programu do potrzeb użytkownika).

Baza danych jest obsługiwana przez darmowy serwer mySQL, który pracuje w systemie Linux lub Windows.

OCRS-SQL może być z powodzeniem stosowany we wszystkich urzędach, instytucjach i przedsiębiorstwach Polski obejmując je jednym serwisem techniczno-programowym.

Jest bardzo łatwy do nauczenia przez użytkowników oraz bardzo łatwy do administracji przez administratora jednostki.

Jest niezwykle niezawodny i odznacza się bezawaryjnością działania podczas wielu lat pracy.

Wspomaga pracę zespołów pracowników skupionych na realizacji kolejnych spraw wszczętych i prowadzonych w jednostce, grupując korespondencję oraz dokumentację związaną z daną sprawą. Robi statystyki korespondencji, terminów wykonania spraw, wydanych decyzji (raporty roczne, miesięczne, kwartalne i z wybranych okresów).

Najmocniejszą stroną programu OCRS-SQL jest oparcie jego na relacyjnej bazie danych SQL. Serwer bazy danych może pracować w systemie Windows lub Linux i w przypadku systemu Linux nie stawia się wymagań co do ilości przyłączonych użytkowników (nie potrzeba licencji).

Czas pierwszej instalacji bazy danych i kilkunastu stanowisk pracy dla nowej jednostki wynosi kilka godzin. Program zapewnia przesyłanie kart rejestracji między komórkami organizacyjnymi jednostki oraz informacji między użytkownikami. Ma wbudowany mechanizm powiadamiania klientów poprzez internet o fazie załatwienia sprawy.

Instalacje programu na nowych stanowiskach pracy są dokonywane szybko i sprawnie. Program nie wymaga licencji użytkowania i połączenia do bazy danych (mySQL na Linux).

Program OCRS-SQL posiada zautomatyzowaną obsługę serwisową oprogramowania (kontakt użytkownika z serwisem może odbywać się poprzez program) i posiada wbudowany monitoring przeciążenia sieci.

Przy kolejnej zmianie wersji programu, do numeru poprzedniej wersji jest dodawana liczba 0.1 . Numer wersji jest wyświetlany w okienku logowania do bazy danych. Każda wersja jest stabilna i cechuje się nienaganną wieloletnią pracą.

Baza danych nie zawiesza się, indeksy się nie "rozjeżdżają", wymiana danych między serwerem a programem odbywa się poprzez zapytania SQL. Możliwa jest praca użytkowników nawet podczas zmieniania struktury bazy danych. Zapewnia to ciągłą pracę kilkuset użytkowników na raz bez przestojów.

Baza danych jest wytrzymała na nagłe wyłączenie komputera użytkownika. Dane w takich przypadkach nie znikają, co najwyżej ostatni zapis karty, jeżeli nie została jeszcze zatwierdzona.

Nowoczesne rozwiązania w OCRS-SQL

Program OCRS-SQL korzysta z superszybkiego i wydajnego serwera mySQL i jest pełen najnowszych rozwiązań programistycznych. Zapewnia to prostą i łatwą obsługę ponad miliona rejestracji korespondencji z krótkim czasem dostępu i przetwarzania danych.

OCRS-SQL nie tylko w sekretariatach

Dobrą taktyką jest instalowanie programu OCRS-SQL nie tylko w sekretariatach, ale również na stanowiskach pracowników merytorycznych.

Wiele rejestrów w jednym programie

Program OCRS-SQL może obsługiwać wiele niezależnych rejestrów korespondencji tematycznie pogrupowanych.

OCRS-SQL pokazuje swoją moc

Program OCRS-SQL wykorzystując funkcję "szukaj w bazach danych" umożliwia śledzenie toku sprawy niezależnie od sekretariatu, w którym była ona rejestrowana. Wykorzystywane są wszystkie dane zgromadzone w bazie korespondencji. Można szukać dla danego roku jak i dla wszystkich lat.

Statystyki ilości pism dla całej jednostki

Program OCRS-SQL posiada możliwość robienia statystyk ilości pism jakie wpływają do jednostki lub przepływają między sekretariatami poszczególnych komórek organizacyjnych tej jednostki. Okresy miesięczne, kwartalne i roczne lub inne wybrane okresy.

Cechy funkcjonalne programu OCRS-SQL

Rejestr korespondencji (możliwość powiązania w grupy i sprawy)

Wykazy korespondencji według zaawansowanego kryterium wyboru, raporty ilościowe, terminowe i rankingi korespondencji (wydruki do Word)

Śledzenie obiegu dokumentów i spraw prowadzonych w jednostce

Rejestr spraw prowadzonych przez zespoły pracowników merytorycznych

Możliwość założenia innych rejestrów w programie np. rejestr spraw prowadzonych przez radców prawnych czy rejestr poczty listowej lub kurierskiej

Zdalna wymiana informacji między użytkownikami (komunikator)

Internetowe powiadamianie klienta o załatwieniu sprawy (klient nie musi wychodzić z domu)

Wbudowane procedury obsługi skaningów dokumentów

Zdalny serwis i aktualizacja oprogramowania

Administracja oprogramowaniem i bazą danych z jednego punktu serwisu i projektowania

Monitoring logowania i wydajności połączenia sieciowego

Bezlicencyjny dostęp do bazy danych, relacyjna baza danych SQL, technologia Client-Server

Skalowalność dostępu do innych baz danych (DB2, Informix, InterBase,MS SQL Serwer, Oracle, lokane pliki XML)

Elastyczny i modyfikowalny oraz łatwy do wykorzystania w specyficznych zastosowaniach

Małe wymagania sprzętowe i systemowe (począwszy już od Pentium 100, 16 MB, 220 MB HDD, Windows 95)

Obsługa bardzo dużych baz danych i krótki czas dostępu, wielodostęp

Najtańsze wdrożenie i użytkowanie (łatwość instalacji, darmowe i nieograniczone przyłączenie użytkowników do systemu OCRS-SQL i serwera bazy danych mySQL)

Wielkość pliku wykonawczego "OcrsSQL.exe" wynosi tylko 3 MB

Pakiet korzysta z najnowocześniejszych technologii informatycznych dostarczonych przez amerykańską firmę Borland, światowego lidera w dziedzinie rozwiązań do projektowania i wdrażania oprogramowania

Otrzymał wysoką opinię użytkowników

OCRS 2 3 4 5 Przykład 7

Copyright © 20.03.2006 net3plus