OCRS

   Karta korespondencji otrzymanej

W zasadzie interpretacja pól na karcie zależy od użytkownika i on może dostosowywać ją do swoich potrzeb. Są jednak ogólne zasady, które pozwalają zrozumieć znaczenie poszczególnych pól.

Do pola „nazwa użytkownika” wpisywana jest automatycznie nazwa użytkownika ostatnio dokonującego wpis lub modyfikującego dane. Strzałki umożliwiają wybór kolejnej karty w przód i tył w zakresie wyznaczonym przeglądem korespondencji. Pole z wartością UM na rysunku służy do sporządzania Raportu ilości korespondencji. Jeżeli pole to jest puste to oznacza, że korespondencja jest zewnętrzna. Jeżeli jest wypełniona np.: UM , oznacza to, że korespondencja jest wewnętrzna.

Przycisk "Podpowiedz nazwę" umożliwia podpowiadanie wpisywanej wartości. Po wpisaniu kilku znaków do jakiegoś pola i przyciśnięciu "Podpowiedz nazwę" pojawia się lista wartości z podświetleniem wartości zaczynającej się od tych znaków. Wybranie "OK" wpisuje wartość z listy do tego pola.

Dopisanie nowej karty

Przy dopisaniu nowej karty zostają automatycznie wypełnione pola "numer jednolity" , "numer wydziałowy", "nazwa użytkownika", "data wpływu", "data otrzymania", "data modyfikacji". Pola "data wpływu" i "data otrzymania" mogą być zmienione przez użytkownika (dla wersji 22.3).

Użytkownik rozpoczyna wprowadzanie danych od wyboru "kategorii pisma" z listy rozwijanej, uruchamianej po kliknięciu strzałki po prawej stronie pola (Uwaga! Po wybraniu kategorii pisma musimy kliknąć na dowolne inne pole, zatwierdzając tym samym wpis do tego pola, inaczej zmiana może nie być utrwalona – dotyczy to wersji 22.3).

Jeżeli rejestrowane jest pismo wewnętrzne to wypełniamy pole "komórka organizacyjna" i zaznaczamy "UM" lub "JG" uruchamiając strzałką rozwijalną listę wyboru (Uwaga! Po wybraniu rodzaju pisma "UM" lub "JG" lub puste, musimy kliknąć na inne dowolne pole, zatwierdzając tym samym wpis do tego pola, inaczej zmiana może nie być utrwalona – dotyczy to wersji 22.3). Następnie wypełniamy pole "numer wydziałowy pisma otrzymanego" oraz pole "pełna nazwa komórki organizacyjnej". Przy wypełnianiu pól "komórka organizacyjna" i "pełna nazwa komórki organizacyjnej" możemy posłużyć się funkcją "komórka organizacyjna" klikając napis "komórka organizacyjna" i wybierając z listy komórkę organizacyjną. Pola dotyczące komórki organizacyjnej zostają wówczas wypełnione automatycznie.

Jeżeli rejestrowane pismo jest zewnętrzne, to pola od "komórki organizacyjnej" do "pełna nazwa komórki organizacyjnej" pozostawiamy puste.

Nazwę nadawcy wprowadzamy w taki sposób, że za nazwą nadawcy wprowadzamy również jego adres przedzielając znakiem przecinka. Znakiem przecinka możemy przedzielać również poszczególne składniki adresu.

Pola "znak pisma","data pisma" i "treść pisma" wypełniamy pobierając dane z pisma.

Jeżeli w polu "dekretacja" wpisujemy kilku osób, to przedzielamy symbole tych osób przecinkiem. To samo dotyczy pola "pismo skierowane do". Pole "ilość dni na załatwienie pisma" zostaje automatycznie wypełnione po wyborze kategorii pisma. Zostaje wówczas obliczony termin załatwienia pisma liczony od daty wpływu pisma (dla wersji 22.3). Pola "data wysyłki" i "Nr R" pozostawiamy puste.

Opis poszczególnych elementów karty korespondencji otrzymanej jest następujący:

1. Podpowiedz nazwę. Umożliwia podpowiedzenie nazwy w polu, w którym znajduje się kursor. Zazwyczaj do wypełnianego pola karty wpisujemy początkowe litery nazwy, a następnie klikamy ikonę "Podpowiedz nazwę". Funkcja ta korzysta z danych pochodzących z uprzednio prowadzonych kart korespondencji.
   
2. Zapamiętaj. Po kliknięciu na tą ikonę następuje zatwierdzenie karty i przesłanie danych do serwera. Po wykonaniu tej akcji inni użytkownicy mogą zauważyć zmiany wprowadzone do karty. Akcja zapamiętania towarzyszy również innym akcjom jak: "Wstecz", "Następna karta" , "Poprzednia karta" lub też zakończenie pracy programu. Wynika z tego wniosek, że nie musimy pamiętać o naciskaniu klawisza "Zapamiętaj". Zostaje on automatycznie, programowo naciśnięty w momencie opuszczenia danej karty.
   
3. Dopisz nową kartę. Funkcja ta powoduje dopisanie nowej pustej do uprzednio wprowadzonych oraz nadanie jej kolejnego numeru wydziałowego i kolejnego numeru jednolitego. Powoduje też automatyczne wypełnienie pól: "nazwa użytkownika", "data wpływu", "data otrzymania", "data modyfikacji". Jeżeli przed kliknieciem "Dopisz nową kartę" zaznaczymy prostokącik "Kopiuj przy dopisz", zostaje założona nowa karta wraz ze skopiowaniem danych z karty bieżącej.
   
4. Kopiuj przy dopisz. Zaznaczenie tego prostokącika powoduje, ze przy następnym kliknięciu na "Dopisz nową kartę" następuje dopisanie karty z kopią danych z karty bieżącej. Kopiowanie z poprzedniej karty nie dotyczy jednak, między innymi, pól numer jednolity i numer wydziałowy, gdyż te pola zostają wypełnione nowymi wartościami.
   
5. Kopiuj n-razy: Opcjonalne kopiowanie bieżącej karty. Umożliwia dopisanie do końca zbioru kart od 1 do 10 kopii bieżącej karty. To samo można uzyskać klikając 1..10 razy klawisz "Dopisz nową kartę" z zaznaczonym prostokącikiem "Kopiuj przy dopisz".
   
6. Historia karty. Wyświetlenie historii kolejnych modyfikacji danych dokonanych na karcie. Oprócz tego wyświetlenie informacji, kto założył kartę i kiedy.
   
7. Notatki. Do każdej karty można wpisać dowolny dodatkowy tekst w formie notatki. Ta funkcja ma ciekawą właściwość. Tryb edycji dla notatki jest dostępny nawet wtedy, kiedy karta jest tylko do odczytu. Notatka taka może być przesyłana do innego wydziału przy przesyłaniu kopii karty między wydziałami. W takim przypadku pod notatką możemy odczytać, z jakiego wydziału karta została przesłana.
   
8. Numer. Pozwala ustawić licznik numeracji wydziałowej. Należy mieć jeszcze dodatkowe uprawienia, aby z tej funkcji skorzystać.
   
9. Numer jednolity. Kolejny numer karty w skali całego urzędu. Służy do identyfikacji kart przesyłanych między wydziałami. W wydziale ("przeznaczenia") szukamy numer jednolity przesłanej karty.
   
10. Numer wydziałowy. Kolejny numer karty w skali danego wydziału. Służy do organizacji rejestru korespondencji prowadzonego w danym wydziale.
    
11. Nazwa użytkownika ostatnio dokonującego zmiany na karcie (Aby dowiedzieć się, kto założył kartę i prześledzić historię modyfikacji danych, należy skorzystać z funkcji "Historia karty" [6]).
    
12. Następna karta, Poprzednia karta. Umożliwia poruszanie się po poszczególnych kartach bez wychodzenia do przeglądu kart. Uwaga! Zakres kart, po których można się poruszać, dotyczy tylko kart wyświetlanych w przeglądzie.
    
13. Sprawa. Umożliwia przejście na kartę sprawy, związaną z tą kartą. Jeżeli karty korespondencji jeszcze nie przydzielono, należy najpierw ją przydzielić klikając stopkę karty (na napis "Brak powiązania ze sprawą...").
    
14. Kategoria pisma. Pole wypełniamy poprzez wybór z rozwijanej listy po kliknieciu strzałeczki kończącej pole. Po wyborze kategorii pisma zostaje automatycznie ustawione pole "ilość dni na załatwienie pisma" i obliczony termin załatwienia pisma. Dla zatwierdzenia zmiany klikamy też w dowolne inne pole karty (dla wersji 22.3).
    
15. Komórka organizacyjna. Z linkiem tym związana jest funkcja, która umożliwia szybkie wypełnienie pól "Komórka organizacyjna" i "Pełna nazwa komórki organizacyjnej", poprzez wybór z listy.
    
16. W wersji 22.3 programu "Data wpływu" jest równoznaczna z datą rejestracji korespondencji w komputerowej bazie danych.
    
17. Symbol komórki organizacyjnej, z której otrzymano pismo. Pole to może być szybko wypełnione poprzez kliknięcie linku "Komórka organizacyjna".
    
18. Służy do zaznaczenia, czy pismo zewnętrzne {puste] czy wewnętrzne "UM" lub "JG". Wypełnienie tego pola jest warunkiem możliwości sporządzania raportów miesięcznych ilości korespondencji. Dla zatwierdzenia zmiany klikamy też w dowolne inne pole karty (dla wersji 22.3).
    
19. Numer wydziałowy karty pisma otrzymanego. Przy elektronicznym przesyłaniu rejestracji korespondencji między wydziałami nie ma on znaczenia, gdyż liczy się wówczas numer jednolity rejestracji pisma przesłanego do drugiego wydziału, nadawany automatycznie przez system.
    
20. Data otrzymania. Faktyczna data otrzymania pisma. Praktycznie jest ona równa dacie wpływu pisma.
    
21. Pełna nazwa komórki organizacyjnej. Pole to związane jest z polem "Symbol komórki organizacyjnej" i może być wypełniane automatycznie poprzez funkcję "Komórka organizacyjna".
    
22. Nazwa nadawcy. W polu tym podajemy nazwę nadawcy, a następnie jego adres przedzielając znakiem przecinka (poszczególne elementy adresu również przedzielamy znakiem przecinkiem).
    
23. Funkcja ułatwiająca wypełnianie nazwy nadawcy i jego adresu w postaci szablonu do wprowadzania danych.
    
24. Znak pisma. Funkcja ułatwiająca zapisywanie znaku pisma według określonego szablonu. W zasadzie nie ma ona znaczenia, ponieważ znak pisma przepisujemy w otrzymanego dokumentu.
    
25. Znak pisma. Odczytujemy z dokumentu. Dla osób prywatnych pozostawiamy puste.
    
26. Funkcja ułatwiająca sprawdzenie, czy były już jakieś rejestracje pisma o tym samym znaku pisma.
    
27. Data pisma. Data przepisana z dokumentu.
    
28. Treść pisma. Ma ograniczenie do 500 znaków.
    
29. Szybkie przesłanie kopii karty poprzez pocztę e_mail.
    
30. Rezerwacja kart. Stosowana przy rezerwowaniu pustych kart w roku ubiegłym.
    
31. Poszukiwanie kart o tym samym znaku pisma w innych wydziałach. W nowszych wersjach programu została zastąpiona funkcją „Śledzenie obiegu dokumentów”.
    
32. Historia dekretacji. Historia modyfikacji pól "Dekretacja" i "Data dekretacji".
    
33. Uwagi. Pole do wpisywania uwag do karty. Istnieje możliwość późniejszego szukania kart na podstawie wpisanych danych do pola "Uwagi".
    
34. Dekretacja. Poszczególne dekretacje przedzielany przecinkiem. Zmiany dekretacji możemy śledzić funkcją "Historia dekretacji".
    
35. Pismo skierowane do. Poszczególne symbole osób przedzielamy przecinkiem.
    
36. Data dekretacji. Po zmianie daty dekretacji, poprzednia data jest odnotowywana w "Historii dekretacji".
    
37. Nr odpowiedzi. Funkcja do wiązania karty korespondencji wysłanej z otrzymaną. Tak powiązane karty, otrzymane i wysłane,możemy śledzić w przeglądzie kart stosując funkcję "+Wysłana".
    
38. Pole "Nr odpowiedzi". Numer wydziałowy karty odpowiedzi na pismo. Jeżeli jest więcej odpowiedzi, numery są przedzielane przecinkiem. Pole to jest wypełniane automatycznie po zastosowaniu funkcji "nr odpowiedzi".
    
39. Data odpowiedzi. Data udzielenia odpowiedzi na pismo. Jest związana ona z faktem załatwienia sprawy.
    
40. Data wysyłki. Pole zarezerwowane (do powiązania rejestru korespondencji z rejestrem poczty listowej.
    
41. Nr R. Pole zarezerwowane (do powiązania rejestru korespondencji z rejestrem poczty listowej.
    
42. Ilość dni na załatwienie pisma. Pole jest wypełniane automatycznie po wybraniu "Kategorii pisma". Ikona znajdująca się po prawej stronie przelicza ponownie termin załatwienia pisma na podstawie podanej ilości dni i daty wpływu pisma.
    
43. Data modyfikacji. Po każdej zmianie danych na karcie data ta jest aktualizowana. Kolejne zmiany są odnotowywane w historii karty.
    
44. Wyślij kopię do komórki. Służy do realizacji elektronicznego przepływu rejestracji korespondencji między wydziałami.
    
45. Termin załatwienia pisma. Pole jest automatycznie wypełniane po wybraniu kategorii pisma lub funkcji [42].
    
46. Oznaczenie karty. Służy do wiązania karty ze sprawą.

[OCRS]  [Przykład]  1  2  3  4  5  6  7  8  9  10