W okienku
"Wybór danych", w zależności od ustawionych opcji programu (w
konfiguracji), możemy przejść do danych w sposób bezpośredni
(korespondencja otrzymana, korespondencja wysłana) lub pośrednio poprzez
grupy korespondencji, jeżeli taka opcja jest ustawiona (dostęp do danych
poprzez grupę korespondencji umożliwia pracę w wieloma niezależnymi
rejestrami korespondencji). Oprócz zwykłej obsługi korespondencji lub
korespondencji poprzez grupy mamy
także możliwość obsługi korespondencji poprzez sprawy. Pozostałe opcje
to: internetowe powiadamianie interesanta, komunikator (coś w rodzaju
Gadu-Gadu), śledzenie obiegu dokumentów, statystyki ilościowe, rejestr
spraw prowadzonych przez radców prawnych, obsługa poczty listowej i
kurierskiej, zarządzanie systemem PismaSQL z poziomu administratora itd. W
razie kłopotów technicznych z użytkowaniem programu, można przesłać
swoje uwagi bezpośrednio do centrum oprogramowania systemu PismaSQL
(Klawisz Prześlij).
Funkcje okienka "Wybór danych" są podzielone na następujące kategorie:
- Korespondencja
- Organizacja korespondencji
- Obsługa poczty listowej i kurierskiej
- Obsługa radców prawnych
- Narzędzia
- Inne bazy danych
- Pozostałe usługi
- Serwis oprogramowania
Korespondencja
Kategoria ta zapewnia dostęp do podstawowego rejestru korespondencji (korespondencja
otrzymana i wysłana). Oprócz tego mamy dodatkowy dostęp do rejestru
adresowego i notatek. Poprzez wybór odpowiednich opcji w programie można używać
jednej numeracji dla korespondencji otrzymanej lub wysłanej lub numeracji
niezależnej (numeracja wydziałowa).
Organizacja korespondencji
Sekretariaty, które pragną używać kilku (kilkanastu) niezależnych rejestrów
korespondencji w jednym programie,. w zależności od tematu prowadzonej
rejestracji, mogą skorzystać z funkcji "Grupa korespondencji". Po
wyborze tej funkcji najpierw wybiera się z listy temat prowadzonej
rejestracji, a następnie przechodzi do wybranego rejestru korespondencji
otrzymanej lub wysłanej
Sekretariaty, które pragną szufladkować korespondencję w teczki spraw mogą skorzystać
z funkcji „Sprawy”. Funkcja ta zawiera w sobie rejestr prowadzonych
spraw w wydziale. Dla każdej sprawy można prowadzić rejestr
korespondencji otrzymanej i wysłanej.
W przypadku, gdy korespondencja jest zorganizowana w grupy korespondencji, aby
skorzystać z funkcji „Sprawy” wybieramy „Grupę spraw” i mamy wówczas
rejestr spraw podzielony na grupy. Dla każdej grupy mamy zbiór spraw, a z
każdą sprawą wiążemy teczkę korespondencji otrzymanej i wysłanej.
Korespondencję otrzymaną i wysłaną można wiązać w sprawy również z poziomu zwykłego
rejestru korespondencji, na karcie korespondencji.
W programie PismaSQL każdy sekretariat ma niezależny rejestr prowadzonych
spraw. Możliwe jest także spowodowanie, aby był wspólny rejestr spraw dla wszystkich wydziałów i
biur, co oznacza możliwość
ujmowania urzędu jako jednostki prowadzącej sprawy o
charakterze ponad wydziałowym.
Obsługa poczty listowej i kurierskiej
Z funkcji tej korzystają pracownicy rejestrujący pocztę w kancelarii głównej.
Obsługa radców prawnych
Umożliwia dostęp do rejestru spraw prowadzonych przez radców prawnych. Rejestr ten
edytowany jest przez pracowników działu prawnego oraz przez poszczególnych
radców prawnych urzędu. Jest on na bieżąco
aktualizowany.
Narzędzia
- zmiana hasła logowania
- archiwizowanie danych
- import i eksport danych
- dostęp do kont użytkowników
- dostęp do liczników lokalnych i globalnych (wspólnych
dla wszystkich wydziałów)
- możliwość śledzenia zadawanych przez program
zapytań SQL do serwera
- możliwość komunikacji z serwerem poprzez
zapytania SQL
W kategorii tej znajdują się takie funkcje jak:
Uwaga! Do funkcji „Narzędzia administratora” mamy dostęp, jeżeli pracujemy z
uprawnieniami administratora systemu PismaSQL.
