W przeglądzie tym następuje połączenie przeglądu pism
otrzymanych i wysłanych w taki sposób, że karty pism otrzymanych są
rozdzielone odpowiedziami na pisma otrzymane. Przy pismach wysłanych jest
wyświetlony numer kolejny pisma wysłanego, data wysłania oraz numer
teczki sprawy. Klikając przycisk "Edycja danych" wchodzimy na kartę
pisma otrzymanego lub wysłanego.
Jak uzyskać taki przegląd?
W przeglądzie pism otrzymanych znajduje się przycisk
"+ Wysłane" jak na poniższym rysunku.
Aby karty pism wysłanych mogły być powiązane na wspólnym
przeglądzie z kartami pism otrzymanych i w ten sposób wyświetlone na tym
przeglądzie musi być wpisany numer pisma otrzymanego i data wpływu pisma
na karcie pisma wysyłanego (patrz rysunek).
Uwaga! Powiązanie może odbywać się również poprzez dokonanie odpowiedniego wpisu w znaku pisma wyjściowego
(znak_pisma/numer otrzymany/rok).
Sposoby wiązania kart pism otrzymanych z wysłanymi.
Występują trzy sposoby.
Pierwszy sposób.
Po odszukaniu karty pisma
otrzymanego klikamy przycisk "Nr odpowiedzi" w celu zarejestrowania
odpowiedzi na pismo (patrz rysunek).
Następnie klikamy "Nowa odpowiedź" i pojawia się nowa
karta pisma wysyłanego.
Drugi sposób.
Na karcie pisma wysyłanego znajdują się dwie funkcje
"Powiąż z pismem otrzymanym" lub "Numer wpływu" i "Usuń powiązanie".
Po zastosowaniu pierwszej funkcji, jeżeli nic nie wpiszemy
do pola "Numer wpływu" pojawia się krótki komunikat o sposobie postępowania.
Po przyciśnięciu "OK." pojawia się przegląd pism
otrzymanych. Zaznaczamy (niebieskim) pismo otrzymane, następnie klikamy
"Wstecz" oraz "Powiąż".
Możemy też sami wpisać wartość numeru pisma
otrzymanego do pola "Numer wpływu" (od wersji 20.7) i po klinięciu na
"Numer wpływu" lub "Powiąż z pismem otrzymanym" przechodzimy do
wyselekcjonowanej karty pisma otrzymanego.
Powiązanie karty możemy usunąć funkcją "Usuń
powiązanie" lub proste usunięcie zapisów.
Uwaga! Jeżeli nie wpiszemy daty wpływu to przy
przetwarzaniu danych brany jest do uwagę rok z daty wyjścia.
Trzeci sposób
Powiązanie karty otrzymanego z wysyłanym dokonujemy
poprzez zastosowanie odpowiedniego zapisu znaku pisma.
Np. znak pisma = XWZII/5248/05
gdzie: 5248 – numer kolejny pisma otrzymanego
05
- rok otrzymania pisma
